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    公安档案服务与利用工作刍议

    时间:2020-01-13 19:57:43 来源:早教700网 本文已影响 早教700网手机站


      摘 要:档案的服务利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节,也是档案活动的最终目的,它检验和推动着档案工作。“便于党和国家各项工作的利用”作为档案工作一项重要的基本原则,就是检验档案工作好坏的主要标准以及衡量档案工作的主要标志。而在公安工作中,公安档案作为公安工作的重要工具中不可缺少的一部分,带有极强服务性、条件性,是一种资料后勤性质的服务工作,它通过对档案资料进行管理和提供利用为公安工作和现实斗争服务,对各级党政领导和公安业务工作起参谋和助手作用。由此可见,公安档案工作的服务性和可利用性是公安档案工作赖以存在和发展的基本因素。
      关键词:公安 档案 服务 管理
      中图分类号:G27 文献标识码 :A 文章编号:1003-9082(2018)03-00-01
      近年来,虽然公安档案工作已由封闭转向开放,由被动服务逐步转向主动服务,但从总的要求来看,服务方式还不适应日益增长的需要,大多数公安档案部门还基本处于管理型。在服务渠道方面,单位与单位之间、部门与部门之间缺乏档案信息的相互交流,服务面窄,档案的利用率较低,造成不必要的重复性劳动和人财物的浪费。其中最主要的问题是基础工作薄弱,管理方法落后(现绝大多数公安机关档案部门仍是采用手工操作),工作量大,现代化的科学管理刚刚起步,而公安现实斗争各方面的需求量很大,要求越来越高,因此还不能满足客观现实对档案工作的需要。加上有的单位和个人档案意识薄弱,对本单位已用且过时的信息和相关资料,没有从档案角度引起足够的重视,将有重大参考价值的资料闲置一旁,导致无形资产的流失。笔者认为产生这些问题的主要原因有以下几方面:
      一、一些单位档案工作中心不突出,与基础业务工作的发展缺乏协调性
      尽管服务工作是档案业务工作中心,这一理论认识已被人们所接受,但在实践中这一中心的体现却不很突出。这主要表现在从事档案工作的机构与人员在工作中并未引起应有的重视。从事档案服务的人员无论在量上,还是在质上都很薄弱;在工作安排上缺乏有效协调,服务工作与基础工作脱节。基础工作孤立发展的现象时有发生。
      二、存在一些陈旧的思想观念
      一是“重管轻用”的观点。主张以保管好档案为主要前提,至于如何开发利用好档案信息资料想得很少。二是“无所作为”的观点。认为档案工作永远处于配角地位,觉得有多大本事也派不上用场,工作上就不思进取,办事拖拉。三是“自我论”观点。重完善档案部门自我需要的利用工作,缺乏对档案利用进行需求分析,机械地提供利用,导致档案信息虚多实少,利用率下降或偏低。四是“因循守旧”的观点。导致一些部门档案服务利用工作仅停留于简单借阅,工作内容水平低以及档案信息资源开发利用工作滞后。
      三、一些部门或单位在档案工作中的投入少
      在人、财、物上存在许多困难,一些高科技手段不能及时应用到工作中去,难以适应现实斗争的需要,同时,易造成档案管理人员工作积极性不高,形成得过且过意识。
      以上种种困难和不利因素严重影响了档案的服务和利用工作的进一步深入和完善,极大地阻碍了公安档案工具作用的有效发挥,制约和束缚了公安档案工作的顺利发展。因此,如何改变现状,切实加强公安档案服务与利用工作,就成为现阶段公安档案工作的一个亟待探讨和解决的重大课题。笔者认为加强公安档案服务与利用工作应从以下几方面入手:
      四、进一步巩固公安档案服务利用工作的中心地位
      作为具有鲜明服务性的公安档案工作不能游离于公安现实斗争之外,必须服从服务于公安工作,切实变档案单纯的管理型为管理服务型,以服务为主,在服务中实施管理,并适时调整自己的方向,以适应公安工作发展的需求。首先要根据服务对象提出的具体要求确定、调整档案工作发展的重点及标准,确定工作进度,用服务工作去指导和推动整个公安档案工作的开展,使公安档案工作成为有机整体,协调发展。其次是逐步实施,逐步深化,增强公安档案工作的服务功能,提高服务水平,建立优质高效的服务体系。同时要抓住服务工作重点,全面服务公安工作,提供利用工作应多从为现实斗争服务考虑,着力于以服务公安现实斗争为重点的档案信息资源的开发利用。
      五、强化对公安档案人员素质教育和档案法制宣传教育工作,落实治本措施
      档案管理活动是由人完成的,充分调动人的积极性、主动性,发挥人的创造才能是提高档案管理效能的根本途径。这就需要一支高素质的公安档案干部队伍,首先要提高政治素质,落实政治建警的方针,坚持不懈地以马列主义、毛泽东思想特别是邓小平理论和江泽民“三个代表”思想教育全体公安档案工作者,引导他们树立坚定的革命理想和信念,始终保持政治上的坚定性、敏锐性,才能保证公安档案工作的可靠性、安全性。其次是提高档案业务素质,进行专业培训,提高业务水平,加强公安档案继续教育工作。公安档案工作的专业性、技术性要求从事这项工作的同志必须掌握公安档案工作的方法和规律,精通档案业务,因此要加强对档案人员岗前的业务培训和在岗人员的继续教育,加速公安档案人员的知识更新,使之与时代同步,与专业发展同步。积极向第一线和具体业务部门宣传档案知识,帮助他们养成档案意识。
      六、切实加强公安档案基础业务工作,优化档案服务利用工作
      档案库房建设及其设备的配置是保障档案安全保管和有效利用的必要物质条件。因此首先要加强对公安档案工作的组织领导,加大在档案工作上的投入,强化公安档案基础设施建设,配置适宜安全保管档案的专门库房,配备防火、防盗、防尘、防爆、防有害生物的必要设施。其次,要在现在基础上建立健全各项规章制度,及时进行监督和检查,提高档案案卷质量,加强公安档案工作的规范化、标准化管理。第四是大力开展丰富馆(室)藏的工作,强化有关公安业务方面档案资料的收集和征集工作,搞好特色档案,努力改变馆(室)藏结构单一的状况。做好公安档案工作的“三個转变”,即从单纯的文书档案管理向多门类多载体档案管理的转变,注重抓好基建、会计、声像、实物、电子等原来较薄弱的档案资料的收集和管理;从一般化管理向规范化管理转变,提高档案管理水平;从被动提供利用向主动开发档案信息转变,进一步找准档案工作与公安工作的切入点,发挥公安档案的重要作用,切实全面加强公安档案基础业务工作。

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